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[中国式报表] 中国式报表你把握不住?来了!教程含泪奉上,懂EXCEL就行

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 楼主| 发表于 2021-9-28 11:12:02 | 显示全部楼层 |阅读模式
  我们日常在用EXCEL做报表时,为了能让表格版面更清晰,阅读者更易理解,通常需要对某些字段进行合并和分组,如果表格复杂的话,则需要花费大量的时间去手工进行合并,让人苦不堪言。针对这样的场景痛点,有没有很好的解决方案呢?数据君的答案依然是肯定的,下面跟着我去学习如何解决这个问题吧。

一、场景痛点
  在开始之前,我们先看看传统的方法是如何处理的,例如以下就是一份EXCEL报表,左边的行字段里有区域和省份的维度,上面的列字段里有产品类型和产品明细的维度:

1.png

  我们往往需要对这样报表里的某些字段进行合并单元格,例如区域里的华南、华东和西北可以进行合并,上面的办公用品和家具产品也可以进行合并:

2.png

  如果按照常规的方法,可以选中具有同类项的表格,然后点击EXCEL工具栏上的“合并后居中”,对单元格进行合并:

3.png

  对单元格合并后的结果如下图所示:

4.png

  相信大家都可以看出来了,要做这样的报表存在着很明显的弊端,那就是基本上都是靠手工去操作,对于追求办公自动化和高效率的数据君来说,那简直是不可以忍受的。可是EXCEL的常规功能是没有办法完成这个事情的,除非是借助代码,对于大部分只会EXCEL的人来说,学习代码也并非是一件简单的事情,而且写代码的过程也是相当费时的。

、解决过程
  要解决EXCEL的这个痛点,数据君认为只能通过其他工具去解决。数据君对市面上的分析工具进行了比较,终于发现了一个比较完美解决这个问题的工具,那就是智分析。因为它具有自助取数和电子表格的功能,可以完美解决上述的问题。解决的思路是这样的,先把EXCEL上传到数据库中,然后在EXCEL里连接上数据库,最后利用电子表格的功能去实现交叉分组的功能。下面给大家详细讲解一下智分析电子表格的具体操作流程:

1) 数据准备
  首先我们先准备一份EXCEL数据源,需要包含行、列和字段名称等内容,如果要上传到智分析的数据库中必须是这样的数据源格式:

5.png

  打开智分析首页,点击数据连接,找到第三个:EXCEL文件数据源,并把数据源上传到这里。上传成功之后,您可以在系统中查找到您的数据源:

6.png

  这个时回到EXCEL中,安装一个smartbi插件,并输入用户名和密码进行登录,报表类型记得一定要选择“分组表”:

7.png

  登录成功后,可以点击工具栏上的视图,这时右边会弹出数据集面板的选项框。数据集面板就是EXCEL连接数据库的枢纽,在这里您可以找到上传到智分析系统里的数据源。通过EXCEL去连接数据库,可以实现自助取数的功能,通过鼠标拉拽字段便可以在EXCEL刷出数据,无需在EXCEL里打开任何数据源:

8.png

2) 报表制作
  解决了数据库连接的问题,接下来就是要制作电子表格了。首先我们在EXCEL中去设计一个表格的样式:

9.png

  打开智分析的数据集面板,找到已经导入的EXCEL文件数据源,并把相关字段拉拽到EXCEL的表格中,同时按住shift+鼠标左键,可以连续选择多个字段;如果只想选择个别字段,可以同时按住ctrl+鼠标左键。区域和省份的扩展方向设置为“从上到下”,产品类型和产品小类的扩展方向设置为“从左到右”,订单数量的数据设置为“汇总”和“求和”:

10.png

  接下来设置交叉报表里的斜线,选中单元格,点击工具栏上的“斜线”:

11.png

  在弹出的界面里输入“区域”和“产品”,中间用“|”进行分隔:

12.png

  设置完成后效果如下:

13.png

  点击工具栏上的“执行”,可在EXCEL里对报表进行预览:

14.png

  点击执行后,电子表格便可以实现自动展开填充,我们可以看到具有重复项的数据全部被自动合并了,一份漂亮的EXCEL电子表格就这样做好了,是不是非常方便呢?

15.png

三、案例价值
  通过以上的案例,至少可以得出两个比较大的价值,第一个是数据源的连接价值,因EXCEL仅能记录100万行以内的数据量,案例中通过数据库的连接,可以实现超大数据量的上传以及相连,无需打开任何EXCEL表格便能实现字段的提取。第二个是办公自动化的价值,通过电子表格的分组和交叉功能,只要设计好表格样式,数据便可以自动刷新和展开,可以大大改善传统报表制作过程中效率低的问题。

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