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[中国式报表] 还在为多人填报数据而头疼?这个工具吊打EXCEL,线上可填报

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 楼主| 发表于 2021-9-28 10:20:01 | 显示全部楼层 |阅读模式
  很多人在用EXCEL做报表的时候,都会遇到这样的一个问题,那就是数据是从好几十个人甚至是好几百个人手上收集过来的,这样就会导致一个问题,汇总的人需要花费很大的力气去做数据汇总,效率极低。而且,数据在流转的过程中也极其容易出错,因为是纯靠手工进行收集的,数据量一大,难免会出错,只要数据出错,就不得不加班加点进行复核,非常令人头疼。

多人填报场景
  多人填报的场景最常见的就是财务报表了,以资产负债表为例,涉及到的一级、二级菜单非常多,如果一个企业存在着多个子公司,在做数据填报和数据汇总时会存在着非常大的麻烦,用EXCEL去完成简直是一项巨大的工程。所以很多企业都不会选择传统的方式去做数据填报,而是会选择一个专业的填报工具去完成这项工作,但是市场上这种填报工具也不少,如何选择合适的报表工具也是一个很大的问题,必须从便捷性、性价比、实用性等方面综合考虑。



1、了解填报的原理和类型
  在开始操作之前,让我们先来了解一下填报的原理,我们都知道传统的EXCEL表格只能实现单方向的录入,无法支持多人同时录入,缺少交互的特性,所以要实现数据填报就必须要用到数据库。报表工具的原理就是利用EXCEL连接好数据库之后,再把单元格与数据库中的字段进行绑定,用户录入的数据便会存储在数据中。下面以智分析这个报表工具为例子,给大家讲解一下如何实现多人填报。

2、解决过程
1) 数据连接
  做合并报表的第一步便是建立一个数据存储的模型,填报后的数据可以存储在数据库中。设计过程是这样的,在数据库建立一个多维的数据存储表,把机构、一级分类、二级分类、指标、指标值这些字段的名称和数据属性设计好。



2) 报表设计
  接下来要做的就是在EXCEL里设计一个表格样式,首先下载一个智分析插件,登录之后选择分组报表模式。设计过程非常简单,在固定的区域填上标题,然后把数据库的字段拉拽到标题底下的空白区域中,并设置好一定的规则,线上录入的数据便会自动存储到已建立的数据库中。需要注意的是,在EXCEL中要设计的好的报表要有两个,一个是录入表,一个是合并表。



3) 报表预览
  在EXCEL里设计好了表格的样式后,点击EXCEL工具栏上的发布,便可以把做好的报表发布到网页端,后续的所有填报工作都是在网页端上进行,只需要打开智分析的网址,便可以使用多人填报的功能。



4) 多人填报
  完成了报表的设计后,接下来就可以做多人填报了。用户登录进来,首先可以对填报时间和机构这两个选项进行筛选,筛选完成后便可以在相应的位置去填写数据了。这样做的好处便是可以同时满足多个子公司的人员同时进行填报,而不会造成数据覆盖的问题。



  每个子公司的用户对数据录入填报完成后,我们便可在数据合并报表里对汇报后的总公司数据进行查看,这样便节省了报表人大量的汇总材料时间,只需要一个填报系统,所有人都可以自动录入数据,报表的查看人也可以根据填报年月、机构快速查看整合后的数据。



5) 数据权限
  还有一个功能大家是比较关心的,那就是数据权限的问题,比如A用户是企业的管理者,他可以对所有数据进行查看,但是B用户是企业的基层员工,在权限上应设置为仅能查看自己的数据,而不能查看其他人员的数据,这个如何做到?这个也是很容易实现的,通过智分析的权限管理功能,可以对主账号添加多个子账号,并对子账号设置不一样的数据权限,这样便可以做到数据隔离,每个用户登录进来都只能做权限范围内的事情。

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